Può sembrare banale ma la disorganizzazione e la mancanza di comunicazione comporta ogni giorno grandi sprechi di risorse e  di tempo, nonchè abbassano la qualità del prodotto e servizio offerto al cliente.
Mancare una scadenza è una crepa nel rapporto con il cliente. Ma ancora di più è grave per il team e per l’azienda poichè significa dover correre ai ripari, sottrarre risorse ad un altra attività, ed innescare un circolo pericoloso.

Pianificare è l’unica scelta

All’avvio di un progetto ci sono da stabilire i risultati che si intende raggiungere, in che tempi, con quali risorse. Ci sono da considerarare e cercare di controllare i fattori di rischio che possono compromettere la buona riuscita del progetto.

Non c’è nulla di più sano che prendere carta e penna, sedersi al tavolo con chi parteciperà al progetto ed iniziare a pianificare e stimare tutto, per iscritto. Ogni punto da approfondire deve essere affidato ad un elemento del team e risolto entro le scadenze stabilite.

Una questione di metodo

Non importa se l’azienda produca software, siti web o vino rosso barriccato, l’importante è che ci sia un metodo, una roadmap (percorso) e delle milestones chiare (scadenze fissate).
A questo punto è necessario “solamente” suddividere i task in micro-task fino ad arrivare ad un livello di dettaglio (che inizialmente  può sembrare eccessivo) tale da  evitare ogni tipo di dimenticanza, malinteso,”non ci avevo pensato”.

Il progetto, una volta approvato dal team, non dovrebbe subire modifiche significative. A quel punto si può iniziare con la fase di sviluppo.

Soluzioni web di supporto alla gestione di task e progetti

Le imprese italiane che si accingono a lavorare per progetti si accorgono presto di essere sprovviste di strumenti organizzativi e di cultura sufficienti. Lo stesso succede a molte imprese che i progetti li realizzano da tempo.
In questi ultimi anni sono nati diversi strumenti per la pianificazione delle attività nella gestione dei progetti. Alcuni integrano anche funzionalità per il collabotive working, ovvero strumenti che permettono di semplificare le attività legate ad il lavoro in gruppo, in particolare quando i componenti partecipano da postazioni a distanza e non possono quindi confrontarsi personalmente ogni giorno.

Ecco il confronto:

Basecamp
http://www.basecamphq.com
“Il più conosciuto, non per questo il migliore”
FEATURES: 8
USABILITA’: 8
INTERFACCIA: 7

Goplan

• Unfuddle
• Harvest (time tracking e fatturazione)
• TeamWorkLive
• ActionThis
• Collabtrak
• ActiveCollab (self hosted)
• ProjectPier (fork of older version of ActiveCollab, selfhosted, opensource)
• ClockingIt (timetracking, opensource)
• Lighthouse
• Copper
• Wrike
• Intervals
• Central Desktop
• Huddle

e la tua azienda? come organizza la gestione dei task?